Privacyverklaring Helder Insight

Bij Helder Insight nemen we privacy serieus. Het werk dat wij doen, waarbij we organisaties helpen inzicht te krijgen in de werkcultuur en psychologische veiligheid, omvat gevoelige gesprekken en eerlijke feedback van individuen. Dat betekent dat de mensen die deelnemen aan onze assessments ons volledig moeten kunnen vertrouwen. Het beschermen van persoonsgegevens is voor ons niet alleen een wettelijke vereiste; het staat centraal in onze werkwijze.

Deze Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen en wat we ermee doen. We willen transparant zijn, dus als er iets onduidelijk is, neem dan gerust contact met ons op.

Wie zijn wij?

Helder Insight biedt adviesdiensten en een softwareplatform dat organisaties helpt bij het diagnosticeren en beoordelen van de werkcultuur, psychologische veiligheid en gerelateerde factoren op het gebied van werknemerservaring. We gebruiken een combinatie van kwantitatieve enquêtegegevens en kwalitatieve interviewgegevens, die allemaal op vrijwillige basis door individuele deelnemers worden verstrekt, om de verborgen structurele en culturele factoren te identificeren die bijdragen aan ongewenst verloop, lage productiviteit, gebrek aan innovatie en een slecht welzijn van werknemers.

Ons statutaire adres is Prinsengracht 217B, 1015 DT Amsterdam, Nederland, KVK-nummer 95688560.

U kunt onze Privacy Officer bereiken via admin@helderinsight.com of door op deze link te klikken: Neem contact op met onze Privacy Officer.

Voor het gemak verwijzen we in deze verklaring naar onszelf als "wij", "ons", "onze" of "Helder Insight". "U" of "uw" verwijst naar de persoon die dit leest.

Welke rol spelen wij onder de privacywetgeving?

Afhankelijk van de context waarin uw gegevens worden verwerkt, kunnen wij optreden in een van de drie rollen zoals hieronder uitgelegd.

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor het bepalen hoe en waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer wij gegevens verzamelen om ons platform te beheren, eigen onderzoek uit te voeren, sectorbenchmarks te genereren of onze klantrelaties te onderhouden, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring is van toepassing op die verwerking.

Als verwerker treden wij op namens externe beoefenaars — zoals organisatiepsychologen, coaches en vertrouwenspersonen — die ons platform gebruiken om assessments uit te voeren bij hun eigen cliënten. In deze gevallen bepaalt de beoefenaar het doel van de gegevensverwerking voor het assessment en is deze de verwerkingsverantwoordelijke; Helder Insight verwerkt de gegevens uitsluitend in hun opdracht op basis van een verwerkersovereenkomst. Wanneer beoefenaars ons platform gebruiken, zijn zij verantwoordelijk voor het informeren van hun deelnemers over hoe persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt in het kader van hun dienstverlening. Raadpleeg hun privacyverklaring als u deelneemt aan een assessment dat door een externe beoefenaar wordt georganiseerd.

In beperkte gevallen kunnen we samenwerken met externe beoefenaars voor een specifieke studie of onderzoeksproject. Onder dergelijke omstandigheden kwalificeren wij ons als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke, samen met deze externe beoefenaars. Wanneer dit van toepassing is, zullen we deelnemers hiervan op de hoogte stellen en de relevante informatie afzonderlijk verstrekken.

Beoefenaars in Nederland zijn gebonden aan de Beroepscode en ethische normen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP®). Beoefenaars in het Verenigd Koninkrijk zijn gebonden aan de Code of Ethics and Conduct van de British Psychological Society. Beoefenaars die gegevens verzamelen in andere landen zijn gebonden aan de gedragscodes en ethische normen die in hun respectievelijke rechtsgebieden van toepassing zijn.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens in verschillende contexten, van verschillende groepen mensen.

Deelnemers aan enquêtes en interviews

Als u deelneemt aan een van onze assessments, verzamelen wij uw werk- of privé-e-mailadres, leeftijdscategorie, geslacht, dienstjaren en of u een leidinggevende functie heeft. Voor grotere organisaties (doorgaans die met meer dan 1.000 medewerkers), en waar dit is overeengekomen met onze klant (de organisatie die het onderzoek heeft aangevraagd), kunnen wij ook informatie verzamelen over uw afdeling, geografische locatie of senioriteitsniveau.

Platformgebruikers

Als u een externe professional of eindklant bent met geautoriseerde toegang tot ons platform, verzamelen wij uw naam, e-mailadres, functietitel en telefoonnummer.

Klanten en zakelijke contacten

Voor onze klanten, leveranciers en hun vertegenwoordigers verzamelen wij namen en zakelijke adresgegevens, zakelijke contactinformatie, bedrijfsgegevens, informatie uit het Handelsregister of andere openbare registers, persoonsgegevens in offertes, overeenkomsten en/of correspondentie met onze dienstverleners, en financiële (bedrijfs)informatie die nodig is om onze commerciële relatie te beheren.

Sollicitanten

Als u bij ons solliciteert, verzamelen wij uw naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, opleiding, professionele ervaring en eventuele correspondentie tijdens het sollicitatieproces.

Waar komen de gegevens vandaan?

In alle gevallen worden persoonsgegevens rechtstreeks bij u verzameld. Platformgebruikers verstrekken hun informatie bij registratie. Deelnemers aan enquêtes en interviews geven hun antwoorden direct via het platform of persoonlijk door. Wij verkrijgen geen persoonsgegevens over individuele deelnemers van hun werkgevers of van professionals — zelfs niet wanneer de toegang tot het platform via een klantorganisatie verloopt.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren — Wij verwerken de account- en contactgegevens van platformgebruikers en klanten om onze diensten te leveren en te onderhouden, nieuwe gebruikers aan te melden, aanvragen te verwerken en onze contractuele verplichtingen na te komen. Voor sollicitanten verwerken wij uw persoonsgegevens voor werving, beoordeling en selectie.

Om te voldoen aan een wettelijke verplichting — Wij bewaren bepaalde gegevens om te voldoen aan onze verplichtingen onder Nederlands en EU-recht, waaronder belasting-, boekhoudkundige en wettelijke rapportageverplichtingen, en om te voldoen aan beroepscodes. We delen gegevens ook met overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor onze gerechtvaardigde belangen — Wij verwerken gegevens om het platform te beheren, verbeteren en beveiligen; klantrelaties te onderhouden; benchmarks en analyses uit te voeren; door professionals geleide assessments te ondersteunen; relevante updates naar bestaande klanten te sturen; algemene bedrijfsactiviteiten uit te voeren; deelnemersgegevens te aggregeren en anonimiseren voor ons onderzoek; klantenservice te bieden; voor kwaliteitscontrole, interne audits en klachtenafhandeling; en om de juridische positie en rechten van Helder Insight vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wij baseren ons hier alleen op wanneer onze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verzameld via deelname aan ons onderzoek, doen wij dit op basis van uw toestemming. Indien enquêtes gegevens uit bijzondere categorieën kunnen onthullen (zoals informatie over mentale of fysieke gezondheid), verwerken wij deze op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken, al heeft dit geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Een opmerking voor deelnemers aan enquêtes en interviews

We begrijpen dat de onderwerpen in onze assessments (psychologische veiligheid, leiderschap, welzijn en werkcultuur) zeer persoonlijk kunnen zijn. Zo gaan wij hiermee om:

• Alle antwoorden worden rechtstreeks door de deelnemers ingediend. Wij verzamelen geen informatie over u via uw werkgever of manager.
• Vrije tekstreacties en interviewtranscripten kunnen gevoelige persoonsgegevens bevatten. Inhoud die tijdens enquêtes (JotForm) en interviews (Zoom) wordt vastgelegd en die een individu zou kunnen identificeren, wordt beoordeeld door een organisatiepsycholoog of beoefenaar en kort na vastlegging, en vóór invoer in het Helder-platform, geanonimiseerd en ontdaan van identificerende kenmerken.
• Antwoorden worden verwerkt en gerapporteerd op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau. Individuele antwoorden zijn nooit zichtbaar in rapporten, dashboards of analyses die met klantorganisaties worden gedeeld.
• Uw deelname is volledig vrijwillig. Als u ervoor kiest om niet deel te nemen, heeft dit geen gevolgen voor uw dienstverband of uw relatie met uw organisatie. Voordat uw gegevens worden geanonimiseerd en in het platform worden ingevoerd, heeft u het recht om uw toestemming in te trekken, wat betekent dat wij dergelijke gegevens niet zullen gebruiken voor ons onderzoek. U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens.
• Wij gebruiken individuele enquête- of interviewantwoorden niet om iemands prestaties, salaris, promotie of arbeidsstatus te evalueren, te beheren of te beïnvloeden. Alle besluiten van die aard worden genomen door gekwalificeerde personen, die mogelijk gebruikmaken van geaggregeerde inzichten, maar nooit van individuele antwoorden.

Een woord over onze AI en geautomatiseerde verwerking

Wij gebruiken een intern AI-model als onderdeel van ons Three Factor Model of Psychological Safety™. Dit model analyseert thema's met betrekking tot psychologische veiligheid, leiderschap, werktevredenheid en welzijn. Het model is vooraf getraind en werkt in een beveiligde, afgeschermde omgeving. Wij gebruiken gegevens die via onze assessments zijn verzameld niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren.

Alle geautomatiseerde analyses worden uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van menselijke interpretatie. Er worden geen besluiten met juridische of vergelijkbare significante gevolgen voor individuen uitsluitend op geautomatiseerde wijze genomen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit aan een derde partij verkopen.

• JotForm (verzameling van enquêtes) — gehost in Ierland: jotform.com/privacy/
• Fivetran (datainname) — verwerkingslaag in de EU: europe-west3, Frankfurt via Google Cloud Platform: fivetran.com/legal/privacy-policy
• Snowflake (database) — gehost in West-Europa: snowflake.com/en/legal/privacy-policy/
• Microsoft Azure (platforminfrastructuur) — gehost in West-Europa: privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement
• Zoom (verzameling van interviewgegevens) - gegevens worden in realtime verwerkt in Europese datacenters en na afloop van het interview opgeslagen op de lokale machine van de beoefenaar zoom.com/en/trust/privacy/privacy-statement/
• Externe beoefenaars die ons platform gebruiken
• Aanbieders van communicatie- en samenwerkingstools (zoals e-mail en videoconferenties)
• Betalingsverwerkers en financiële dienstverleners
• Professionele adviseurs zoals advocaten, accountants en auditors
• Overheidsinstanties, indien wettelijk vereist
• Potentiële kopers of investeerders, in het geval van een verkoop of herstructurering van ons bedrijf

Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met alle derden die namens ons persoonsgegevens verwerken, waarbij wij hen verplichten gegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken en passende beveiligingsmaatregelen te handhaven.

Waar worden uw gegevens opgeslagen?

Wij hebben onze infrastructuur bewust binnen de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte gebouwd, zodat alle persoonsgegevens gedurende hun gehele levenscyclus onderworpen blijven aan de EU-normen voor gegevensbescherming. Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is.

• Enquêtes worden verzameld via JotForm, dat in Ierland wordt gehost.
• Gegevensopname wordt afgehandeld door Fivetran, met het verwerkingsvlak in Frankfurt, Duitsland (Google Cloud Platform, regio europe-west3).
• Onze database draait op Snowflake, gehost in West-Europa.
• Ons platform draait op Microsoft Azure-infrastructuur, eveneens gevestigd in West-Europa.

Omdat al onze kerninfrastructuurleveranciers binnen de EER opereren, verlaat het overgrote deel van de persoonsgegevens die via het Helder Insight-platform worden verwerkt de EER in het geheel niet. Wanneer een doorgifte buiten de EER of het VK noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij het gebruik van bepaalde ondersteunings- of communicatietools, zorgen wij voor passende waarborgen. Voor doorgiften vanuit de EER vertrouwen wij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig doorgiftemechanisme. Voor doorgiften vanuit het VK vertrouwen wij op de UK International Data Transfer Agreement of gelijkwaardige mechanismen. U kunt een kopie van de relevante waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk is.

• Antwoorden op enquêtes en interviews worden kort na het verzamelen en vóór opname in het platform onherroepelijk geanonimiseerd.
• Demografische gegevens (zoals leeftijdscategorie, dienstverbandduur en geslacht) worden bewaard voor de duur van de klantrelatie en een beperkte periode daarna voor audit- en nalevingsdoeleinden.
• Klant- en contractgegevens worden 7 jaar na afloop van het contract bewaard, in overeenstemming met de Nederlandse fiscale en boekhoudkundige wetgeving.
• Gegevens van sollicitanten worden bewaard tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming heeft gegeven voor een langere periode (tot 1 jaar) om in aanmerking te komen voor toekomstige functies.
• Zakelijke contactgegevens worden bewaard tot 2 jaar na onze laatste interactie.

Wij kunnen gegevens langer bewaren wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, wanneer dit noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen te beschermen in het kader van een juridische procedure, of voor onze administratie, audits, geschillenbeslechting en naleving van wet- en regelgeving.

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Dit omvat toegangscontroles, versleuteling tijdens transport en opslag, meervoudige verificatie, op rollen gebaseerde machtigingen en veilige back-upprocedures. Wij voeren regelmatig controles uit op onze beveiligingspraktijken en beschikken over procedures om te reageren op elk vermoeden van een datalek.

Wanneer wij samenwerken met externe verwerkers, eisen wij dat zij gelijkwaardige beveiligingsnormen hanteren en ons ondersteunen bij het reageren op datalekken en verzoeken van betrokkenen.

Jouw rechten

Afhankelijk van je locatie en de rechtsgrondslag voor de verwerking, heb je het recht om:

• Inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij van je hebben
• Ons vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
• Ons vragen om je gegevens te verwijderen
• Verzoeken om onze verwerking te beperken
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen
• Een kopie van je gegevens ontvangen in een overdraagbaar formaat
• Toestemming intrekken wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming
• Een klacht indienen bij je lokale toezichthouder voor gegevensbescherming — de ICO in het VK (https://ico.org.uk), de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland (Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens) of de relevante toezichthoudende autoriteit in jouw EU-land

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via admin@helderinsight.com of op deze link klikken Neem contact op met onze Privacy Officer. We zullen reageren binnen de termijnen die door de toepasselijke wetgeving worden vereist.

Houd er rekening mee dat deze rechten niet absoluut zijn. In sommige omstandigheden kunnen we mogelijk niet volledig aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer dit in strijd zou zijn met een wettelijke verplichting. We zullen altijd uitleggen als dat het geval is.

Cookies

Als we cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën gebruiken op onze website of ons platform, bieden we een aparte cookieverklaring aan waarin wordt uitgelegd wat we gebruiken, waarom we dat doen en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren. Waar wettelijk vereist, vragen we om je toestemming voordat we niet-essentiële cookies plaatsen.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen, laten we je dit weten via het platform of, waar passend, per e-mail. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 7 juli 2026.

Hoe kun je contact met ons opnemen

Heb je vragen, verzoeken of zorgen over deze verklaring of de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op:

Helder Insight, Prinsengracht 217B, 1015 DT Amsterdam, KVK 95688560

Privacy Officer: admin@helderinsight.com, of door op deze link te klikken Privacy Officer